Mail Merge

MAIL MERGE

Pendahuluan

Mail merge adalah penulisan surat yang isi dan maksudnya sama tapi dengan tujuan yang berbeda-beda,termasuk alamat dan nama tujuan. Mungkin kita bisa saja mengetikkan tujuan atau nama serta alamat satu persatu dalam pembuatan surat atau dokumen yang lain. Akan tetapi jika kita menemukan suatu masalah dalam pembuatan surat dengan tujuan atau nama serta alamat yang kita tuju lebih dari satu,maka akan memakan waktu dan kita harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima.

Oleh karena itu,Microsoft Word memberi solusi yang cukup pintar yaitu dengan menggunakan Mail Merge,kita dapat dengan mudah menjalani ritual ini dengan cepat dan tanpa harus membuat salinan isi surat sebanyak penerima.

Adapun prinsip pembuatannya adalah kita membuat “Dokumen Master”,membuat daftar penerima surat yang dimasukkan ke dalam suatu “variabel”tertentu. Dan yeng terakhir gabung variabel tersebut kedalam dokumen. Jadi yang kita butuhkan dalam pembuatan mail merge adalah :

1. Dokumen Master atau disebut juga “Main Dokumen” yaitu dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima yang lainnya.

2. Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen Master.

Sedangkan langkahnya adalah :

1. Membuat Dokumen Master

2. Membuat Data Source dan memasukkan informasi-informasi yang akan dimasukkan ke dalam Dokumen Master.

3. Menggabungkan isi dari data source tersebut kedalam dokumen master.

Langkah 1 dan 2 dapat ditukar.

Mari kita coba langkah-langkah pembuatannya :

A. Membuat Data Master

Dalam hal ini kita membuat Surat Nota Pesanan, Data source_nya berisi nama,perusahaan,alamat,jenis barang,jumlah,harga.

Sedangkan dokumen masternya dapat kita lihat dibawah ini :

PT. YAMAMOTO CORP

JL. Ahmad Yani No.243 Jakarta

Telp.(021)657546

Kepada Yth.

NOTA PESANAN

(PURCHASE ORDER)

JENIS BARANG	TYPE	JUMLAH

Catatan :

Apabila barang-barang yang kami terima tidak sesuai dengan pesanan akan ditolak dan dikembalikan.

Hormat kami,

( Sugie Arno)
Direktur






B. Membuat Data Source(sumber)

Berikut ini langkahnya membuat data source :

1. Buka Mail Merge

Caranya :

Lihat gambar di bawah ini :

2. Akan ditampilkan kotak Task Pane bernama Mail Mergeyang biasanya terletak
pada bagian kanan window Microsoft Word.
Selanjutnya pilih Letters pada bagian Select document type. Kemudian klik Next
Starting Document, pada bagian bawah Task Pane

Lihat gambar dibawah ini:

3 3. Anda akan sampai pada tampilan langkah berikutnya yaitu Select starting document dengan tiga

p pilihan,yakni :

· . Use the current document,pilih ini jika Anda ingin menggunakan dokumen yang

sedang Anda buka saat ini sebagai dokumen master (Main Document).

. Start form a template, pilh ini jika anda ingin menggunakan template yang disediakan Mword

sebagai dokumen master .

· Starting from existing document,pilih ini jika Anda ingin menggunakan file
yangsudah anda buat sebelumnya (yang saat ini belum dibuka )sebagai dokume
master.

· Selanjutnya klik Next : Select recipients pada bagian bawah Task Pane.

Lihat gambar dibawah ini :

4 4. Pada Task Pane yang muncul selanjutnya,Anda persilahkan memilih data sourcenya Terdapat tiga

p pilihan di sini, yakni :

· Use an existing list, pilihan ini jika Anda ingin menggunakan data source
yang sudah ada(yang anda buat sebelumnya).

· Select form Outlook contacts,pilihan ini jika ingin menggunakan data source yang berasal dari

daftar alamat Outlook.

· Type a new list, pilihan ini jika Anda ingin membuat dan menggunakan data baru.
Kita akan menggunakan pilihan ini dalam contoh.Selanjutnya setelah memilih
pilihan ini ,klik Create….

Lihat gambar dibawah ini :

5 5. Akan muncul kotak dialog New address List sebagaimana gambar dibawah ini. Pada kotak

dialog ini kita dapat mengisikan field-field yang akandijadikan sebagai bagian dari Surat Nota

Pesanan tersebut. Dalam contoh ini isi dari field-field yang dimaksud adalah

Nama,Perusahaan,Alamat,Jenis Barang,Type,Jumlah.Baik kita lakukan sebagaimana dialog pada

Ms Word adalah New Address List tidak sesuaidengan kebutuhan kita,maka kita menggantinya

dengan meng-klik tombol Customize.Padakotak Customize akan muncul kotak dialog

Customize Address List sebagaimana yang sudahdijelaskan langkah berikutnya.

Lihat gambar dibawah ini :

6. Pada kotak dialog Customize Address List ini Anda dapat :
· Menambah field yang dibutuhkan dengan mengklik tombol Add.

· Menghapus field yang tidak dibutuhkan dengan meng-klik tombol Delete.

· Mengubah namanya dengan meng-klik tombol Rename

· Untuk memindah field keatas klik tombol Move Up.

· Untuk memindahkan field ke bawah klik tombol Move Down.

· Jika sudah selesai klik OK.

Lihat gambar dibawah ini :

77. Anda akan kembali kekotak dialog New Address List lagi denngan nama field yang sudah anda atur

sebagaimana pada kotak dialog Customize Address List. Selanjutnya Anda bebas memasukkan

data yang dibutuhkan ke dalam fieldnya masing-masing. Berikut ini adalah keterangan tentang

tombol-tombol yang dapat Anda gunakan pada kotak dialog ini :

· Untuk menambah data

· Untuk menghapus data

· Untuk mencari data tertentu

· Untuk membuka kotak dialog Filter and Sort,dimana pada kotak dialog ini kita dapat menyaring

data serta mengurutkannya sesuai dengan kebutuhan.

· Untuk membuka kotak dialog Customize Address List.

· Untuk berpindah ke data pertama.

· Untuk berpindah ke data sebelumnya

· Untuk berpindah ke data berikutnya

· Untuk berpindah ke data terakhir.

Gambar :

8. Jika entri data pada data source dirasa cukup,maka kotak dialog New Address List tersebut kita

bisa mengakhirinya dengan meng-klik tombol Close. Untuk pertama kalinya Anda akan diminta

untuk menyimpan data source tersebut. Simpan dan beri namasesuai keinginan Anda.

Lihat gambar Save :

9. Gambar dibawah ini adalah tampilan dari data source. Untuk melakukan perubahan terhadap data

source, maka klik pada tombol Edit..

Selanjutnya akan tampil dialog yang mirip dengan New Address List,Anda dapat mengaturnya ulang

seperti yang dijelaskan didepan.

Lihat Gambar di bawah ini :

C.

c C. Menggabungkan Data Source ke dalam dokumen master

Langkah yang harus dilakukan adalah memasukkan isi field dari data source tersebut kedalam dokumen master.

Untuk memudahkan tampilkan toolbar Mail Merge.Caranya,klik menu Viewà Toolbarà dan memastikan agar lebel Mail Merge tercentang jika belum klik sekali pada label tersebut.

Lihat gambar:

Lihat tampilan gambar dibawah ini yaitu toolbar dari Mail Merge.

Klik menu Insert Merge Fields yang terdapat pada toolbar Mail Merge (Lihat Gambar).

Maka akan tampil kotak dialog Insert Merge Field.Pilih field yang akan disisipkan pada kotak dialog Insert Merge Field,kemudian kilk Insert.Ulangi langkah ini untuk memasukan seluruh field yang anda butuhkan sehingg seluruh field yang anda butuhkan menempati tempatnya masing-masing dalam dokumen master(main document Lihat gambar dibawah ini sebagai ilustrasi proses :

Dengan ini,field-field yang dibutuhkan akan disisipkan hingga terlihat,sebagaimana gambar berikut ini :

Melihat hasil dari dokumen yang telah tergabung,maka untuk melihat hasilnya klik
View Marged Data yang terdapat pada toolbar Mail Merge.
Hasilnya Lihat Gambar dibawah ini :